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知识保留:如何保护您的竞争优势

《知识保留:如何保护您的竞争优势》

您投资于您的员工 – 指导,会议和培训。 然而,随着时间的推移,未使用的知 员工从事其他工作。 你如何保护你的投资?

营销是2018年任何职业%E7%9A%84%E6%9C%80%E9%AB%98%E6%B5%81%E5%8A%A8%E7%8E%87“>

但这些事件的后果并非不可避免。 知识保留是%E4%B8%80%E4%B8%AA%E8%AF%86%E5%88%AB%E8%BF%87%E7%A8%8B“>

具有损失风险的关键知识,根据潜在的知识差距及其对整体组织绩效的影响确定风险的优先级,然后制定可行的计划以保留这些知识。

知识保留不是企业的精确性。 它是“关键战略资源”,是可持续%E7%AB%9E%E4%BA%89%E4%BC%98%E5%8A%BF%E7%9A%84%E5%9F%BA%E7%A1%80%E3%80%82″>

  1. 什么知识可能会丢失?
  2. 失去知识的后果是什么?
  3. 可以采取什么行动来保留这些知识?

这篇文章可以帮助你回答每一个

为什么知识保留很重要

“让我告诉你一个故事,”电子学习开发商LeanForward%E7%9A%84%E5%90%88%E4%BC%99%E4%BA%BAJim” palmer>

团队花了几天时间来处理数字。 当每个人都展示他们的发现时,一个团队的估计值低得惊人:200,000美元。 怎么样? 他们计划每年以20万美元的价格雇佣公司的主开发商。 该计划将削弱业务,并使一个弱小的竞争对手获得权力。

知识保留使信息可以转移。 它将知识从单个员工的头部(或硬盘驱动器)移动到可访问的公司拥有的存储库中。 可转移性是一种竞争优势:

  • 关键知识留在公司,而不是员工。
  • 新员工的工作速度更快。
  • 现有员工可以更有效地获取所需的知识。

规模较小的企业在知识保留方面拥有%E6%9B%B4%E5%A4%A7%E7%9A%84%E5%88%A9%E7%9B%8A“>

同时,对于小公司来说,实施知识保留计划通常更容易:少数Google Drive或Dropbox文件夹可以为需要它的20名员工提供知识。

《知识保留:如何保护您的竞争优势》
中小企业的知识保留过程是一个持续的循环。 %E5%9B%BE%E7%89%87%E6%9D%A5%E6%BA%90“>)

强大的知识保留计划转移所有权 个人使用公司知识而不是使用个人知识的公司。

实现这种反转并不容易。

是什么让知识保留如此困难?

大多数企业起步太晚了。 对在公司工作了10年的员工进行一小时的离职面谈,将获得他们知识的一小部分。

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如果他们退休或离开组织,它不仅仅是失去了某人的知识,而且如果你愿意的话,也会失去他们的社交网络,他们会寻找他们领域内问题的答案。

这种潜在的损失还包括电子邮件链,Slack线程,利基网站,书签,搜索模式等。旧的电子邮件链可以解释如何保留长期客户。 或者书签网站可以解释内部仪表板背后的基本原理。

对于高价值员工而言,还%E5%AD%98%E5%9C%A8%E7%9F%A5%E8%AF%86%E5%B7%A5%E7%A8%8B%E6%82%96%E8%AE%BA“>专业知识 越多,提取知识的难度就 越大 专家意见不会提炼成简单的清单。

即使没有员工流动,其他挑战也会破坏知识的保存和共享。

遗忘曲线

当我们%E8%B0%83%E6%9F%A5%E6%95%B0%E7%99%BE%E5%90%8D%E8%90%A5%E9%94%80%E9%A2%86%E5%AF%BC%E8%80%85%E6%97%B6“>

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《知识保留:如何保护您的竞争优势》
在19世纪后期,心理学家Hermann Ebbinghaus记住了无意义音节列表-DIF,LEQ,KEP等,以绘制遗忘曲线。 %E5%9B%BE%E7%89%87%E6%9D%A5%E6%BA%90“>)

定期重复记忆锻炼会使曲线变平,从而减少知识损失:

《知识保留:如何保护您的竞争优势》
确定复习的正确间隔 培训 可以提高知识保留率。 %E5%9B%BE%E7%89%87%E6%9D%A5%E6%BA%90“>)

正如帕尔默解释的那样,如果您“缩短培训和应用培训之间的时间,知识保留就会得到改善。” 一旦开始应用知识,保留就是自我维持的。

帕尔默还指出,一些培训(例如心肺复苏术,性骚扰)没有明确的“申请时间”。如果不知道何时需要培训,解决方案就是定期复习课程。

这些知识保留挑战有解决方案。 每个解决方案都以知识审计开始。

从哪里开始:知识审计

知识审计回答了有关知识保留的前两个问题:

  1. 什么知识可能会丢失?
  2. 失去知识的后果是什么?

如何盘点知识

正如Jay Liebowitz在其着作“ %E7%9F%A5%E8%AF%86%E4%BF%9D%E7%95%99%EF%BC%9A%E6%88%98%E7%95%A5%E4%B8%8E%E8%A7%A3%E5%86%B3%E6%96%B9%E6%A1%88%E2%80%9D%E4%B8%AD%E6%89%80%E8%AF%A6%E8%BF%B0%E7%9A%84%E9%82%A3%E6%A0%B7

  1. 你有什么具体的知识领域?
  2. 这方面有备用专家吗? 如果是这样,是谁?
  3. 在1(低)到10(高)的范围内,这些知识对公司的战略愿景有多重要?

这些问题是一个起点。 然而,并非所有关键知识都会出现。 深入审计解决了知识保留的两个关键来源:

  1. 决策过程;
  2. 内部社交网络。

决策过程

提取决策所用知识的最佳方法是对流程进行逆向工程。 让员工参与有关他们如何做出决策的后瞻性访谈或调查:

该流程可识别员工在做出好(或坏)决策时最常使用的资源。

《知识保留:如何保护您的竞争优势》

您还可以通过更一般的问题确定关键知识来源:

  • 您最常访问哪些网站来回答工作问题?
  • 哪些电子邮件简报对个人成长最有价值?
  • 哪些书影响了你的工作?

内部社交网络

在知识审计期间,内部社交网络经常被忽视。 如果你今天面临一个重大决定,你会先咨询谁? 为什么?

正如帕尔默所发现的那样,对内部社交网络的审计揭示了这样的模式:“有些事情,每周都有人向同一个人询问相同的话题。”

如果您扩展提问线,您可以识别公司内部由于营业额,内部转移或退休而导致单个员工破坏的社交网络:

社交网络的知识审计应该超越员工当前的工作需求:

  • 他们为技术历史公司知识咨询谁?
  • 他们选择谁来完成特定任务一般知识?
  • 他们在哪里获得决策个人成长的基本知识?

知识审计常见错误

两个假设可能会破坏结果:

  1. 假设关键知识仅存在于主题专家。 管理员可能知道如何快速解决后勤挑战,例如在互联网切断时拨打的正确号码。
  2. 假设每个人都想分享他们的知识。 有些员工可能会囤积知识,试图看起来无法替代或获得加薪。 激励措施可以鼓励知识共享。

知识审计的结果

Liebowitz详细说明的知识审计结果是基于“注意力因素”的评级量表。注意力因素确定了公司内最关键的知识:

注意因子(AF)=知识严重性(KS)×知识可用性(KA)

哪里:

KS =对组织战略任务的知识的重要性(从1 [低]到10 [高]的等级)。

KA =基于组织中是否存在专家(E)(1 =是; 0 =否)以及未来5年内离开组织的专家(LE)的可能性(从1开始) [低]到10 [高])。 总KA得分将计算为E×LE。

最高AF分数为100.分数越高,对知识保留的需求就越大。

从审计中获取信息后,您可以制定流程以保护知识并使其更易于访问。

提高知识保留的方法

并非每个解决方案都很复杂 %E8%BE%89%E7%91%9E%E9%80%9A%E8%BF%87%E7%AE%80%E5%8D%95%E7%9A%84%E7%AC%94%E8%AE%B0%E8%AE%A1%E5%88%92

  1. 战略。 从员工任期的第一天开始,而不是最后一天,将知识保留在公司文化中。
  2. 策略。 选择如何存储和分发知识。 保护员工免受员工流动,保护员工培训投资。

成功的知识保留战略的关键

Liebowitz确定了知识保留战略的四大支柱:

  1. 认可和奖励结构。 知识保留必须是员工日常生活的一部分。 奖励员工参与知识保留活动。 指导奖励(胡萝卜)或促销要求(坚持)可能会有所帮助。
  2. 双向知识流。 关键知识的持有者并不总是公司中收入最高的人。 自上而下的知识保留策略不起作用,特别是在年轻员工可能具有独特悟性的技术密集型公司中。
  3. 个性化和编纂。 这两个组件并不相互排斥。 个性化是指与其他员工交流知识的方式。 编纂是知识存储的方式。
  4. 金色宝石。 如果您错过了从过去的员工那里获取知识的机会,请将退休人员带回午餐和学习,或作为顾问。 (该战略是NASA%E7%9F%A5%E8%AF%86%E4%BF%9D%E7%95%99%E8%AE%A1%E5%88%92%E7%9A%84%E5%85%B3%E9%94%AE%E9%83%A8%E5%88%86%E3%80%82%EF%BC%89″>

要在战略的每个组成部分取得成功,您需要采取多种策略。

知识保留策略

在哪里存储信息

备忘单和非正式的存储库。 知识审计可以识别现有的“备忘单”或关键信息的位置(例如Dropbox文件夹)。 组织该信息可能与创建包含材料链接的电子表格一样简单。

还有更多创意解决方案。 2007年,谷歌希望鼓励工程师进行更多测试。 他们创建了“ %E5%8E%95%E6%89%80%E6%B5%8B%E8%AF%95“>

《知识保留:如何保护您的竞争优势》
谷歌的“厕所测试”计划是一种鼓励知识保留的创新策略。 %E5%9B%BE%E7%89%87%E6%9D%A5%E6%BA%90“>)

维基,内联网和公司圣经。 无组织的文档文件夹不适用于大型组织。 20世纪90年代末,菲亚特克莱斯勒(当时的戴姆勒克莱斯勒公司) %E7%8E%87%E5%85%88%E9%87%87%E7%94%A8%E4%BA%86%E4%B8%80%E7%A7%8D%E7%9F%A5%E8%AF%86%E4%BF%9D%E7%95%99

内部wiki(由%E5%87%A0%E4%B8%AA“>

Tettra“>within Slack中的常见问题的答案。

口述历史和讲故事。 事件也在知识保留方面发挥作用。 每周午餐 – 学习或回顾公司历史中的关键时刻可以阐明不适合指南的决策和流程的关键。

这些会议还为参与者提供了提出后续问题的机会。

指导。 识别导师和受指导者取决于两个问题:

  1. 哪些员工拥有最高“关注因素”的知识? 他们应该是导师。
  2. 谁能从这些知识中受益最多? 他们应该被指导。

行动后的评论。 %E8%A1%8C%E5%8A%A8%E5%90%8E%E5%AE%A1%E6%9F%A5%E5%88%9B%E5%BB%BA%E4%BA%86%E2%80%9C%E7%BB%8F%E9%AA%8C%E6%95%99%E8%AE%AD%E2%80%9D%E7%9A%84%E7%9F%A5%E8%AF%86%E5%BA%93%E3%80%82%E5%9C%A8%E4%BB%A3%E7%90%86%E6%9C%BA%E6%9E%84%E4%B8%AD%EF%BC%8C%E5%AF%B9%E5%B7%B2%E7%A6%BB%E8%81%8C%E5%AE%A2%E6%88%B7%E7%9A%84%E2%80%9C”>

行动后审查是识别知识差距的知识来源机会 。 如果团队可以访问它,哪些信息可以改善结果?

知识库的价值取决于员工使用它的频率。

如何鼓励员工使用公司知识

有价值的公司信息存储不保证知识保留:

  • 什么会激励员工使用它?
  • 您应该如何呈现信息以最大限度地保留?

改善任何类型学习的策略适用于知识保留:

使用引人入胜的学习方 分组可以鼓励更多的参与吗? 有没有办法创建培训方案? 知识可以应用于现有项目吗?

使知识易于访问和易于理解。 移动设备上是否有内容? 知识保留是否被隔离到一次性学习中,还是被整合到学习活动中? 是否有适合员工日程安排的“微观学习”机会?

使用间隔重复。 学习和应用知识之间的差距是什么? %E9%97%B4%E9%9A%94%E9%87%8D%E5%A4%8D%E7%BB%98%E5%88%B6%E4%BA%86%E5%8A%A0%E5%9B%BA%E7%9A%84%E7%90%86%E6%83%B3%E6%97%B6%E9%97%B4%EF%BC%8C%E4%BB%A5%E6%8F%90%E9%AB%98%E4%BF%9D%E6%8C%81%E5%8A%9B%E3%80%82″>

同步学习(即现场,讲师指导的培训)通常在交付和应用之间存在较长的差距。 每个人都可以同时接受培训,无论他们何时可以申请。 异步学习可以减少这些差距。 员工在使用前立即根据个人时间表参加培训课程。

衡量知识保留和应用

在一个完美的世界中,公司会跳过知识保留的衡量标准。 相反,他们衡量知识应用。 “最重要的是,”帕尔默重申,“行为改变或应用这些信息。”

有几乎无限的方法来衡量应用程序。 例如,在营销部门:

  • 新员工的入职时间是否减少了?
  • 在代理机构中,分析师能否更快地承担全部客户端负载?
  • 对于内部营销人员,新员工的活动能否更快地与经验丰富的员工的成果相匹配?
  • 对于全系统的培训,培训后的活动是否会更快地启动? 结果更好吗?

帕尔默经常承认,客户还没有准备好衡量应用程序。 例如,他们可能没有历史数据来比较入职时间。 在这些情况下,衡量知识保留成为主要方法。

测量保留通常采用测验,调查或技能检查的形式。 %E6%AD%A3%E5%A6%82Jack” phillips> ,所有测量都需要付出代价。 可以对ROI进行全面计算,但可能有必要 – 或者破坏它想要衡量的ROI。

结论

大多数企业主会告诉您,他们的员工是他们最宝贵的资产。

然而,这种资产往往不受保护。 个人知识正是这样,易受员工离职或随着时间的推移而褪色的风险。

知识保留分为三个部分:

  1. 识别关键知识的知识审计;
  2. 选择战略和策略,使知识易于获取和参与;
  3. 衡量知识保留或应用影响的计划。

如果没有知识保留,新员工和培训计划只会维持或尝试重建过去的知识。 相比之下,成功的战略可确保您在整个业务中寻求相同的结果:增长。

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